AUSENTISTA ES LA PERSONA QUE:
1. Recibe una invitación para asistir a un evento presencial.
2. Acepta la invitación, confirma su asistencia, rellena el formulario de inscripción.
3. No asiste al evento, no avisa de antemano, no disculpa su ausencia a posteriori.
NOTA: La persona que recibe una invitación y declina asistir, o simplemente no responde, NO debe ser considerada ausentista.
El ausentismo desluce los eventos, deja a personas interesadas sin opción de asistir, dificulta el cálculo del aforo y tiene un impacto negativo en la sostenibilidad.
Cotec se compromete a cumplir con el siguiente decálogo contra el ausentismo e invita a otras organizaciones a sumarse a la Alianza y compartirlo.
DECÁLOGO CONTRA
EL AUSENTISMO
Al formar parte de la Alianza me comprometo a:
Comunicar el evento con suficiente antelación, ofrecer información clara sobre el contenido, proporcionar a los invitados un sistema de registro sencillo y eficaz
Incluir en el sistema de registro un protocolo de cancelación claro, que permita darse de baja a tiempo y liberar la plaza, para que pueda ser ocupada por otra persona
Utilizar una base de datos actualizada, solicitar a los invitados tan solo los datos estrictamente necesarios
La sobrerreserva u overbooking es una práctica necesaria cuando se organizan eventos para cientos de invitados, pero la usaremos siempre con moderación, basándonos en la experiencia de convocatorias previas y evitando molestias innecesarias
Nuestros eventos presenciales e híbridos estarán siempre justificados por su interés, su contenido y su audiencia potencial, compensando o minimizando el impacto de su huella de carbono (en caso contrario, se celebrará un evento 100% digital)
Enviaremos invitaciones a eventos presenciales únicamente a personas cuyo probable interés en asistir nos conste de antemano, evitando el spam, los malentendidos, las comunicaciones inoportunas y los compromisos innecesarios
Experimentaremos de manera continuada tanto con el método y las herramientas de invitación como con el diseño y el contenido de los eventos, convirtiendo en obligación la mejora continua en la calidad, la eficacia y el atractivo de los eventos
Compartiremos con el resto de miembros de la Alianza la evolución de los datos de ausentismo en nuestros eventos presenciales, así como el impacto (positivo o negativo) de las medidas que apliquemos para combatirlo, a modo de buenas prácticas
Incluiremos en las invitaciones una referencia a la Alianza, con un enlace a esta página web. Permitirá que los invitados conozcan de antemano las reglas del evento y las consecuencias de ser ausentista, al tiempo que dará visibilidad a la Alianza
Consideramos que la lucha contra el ausentismo es una responsabilidad compartida con nuestros invitados y por ello, además de asumir como organización los compromisos previos, penalizaremos esta mala práctica.
Cada organización miembro de la Alianza podrá establecer su propio sistema de penalización. Cotec hace público el suyo a modo de ejemplo y solicita al resto de aliados que comparta internamente sus medidas, por si sirviera de inspiración al resto.
+ CÓDIGO DE PENALIZACIÓN DE COTEC
-el ausentista será excluido de la convocatoria inmediatamente posterior (permanecerá en la lista de invitados para subsiguientes eventos)
-el ausentista reincidente quedará excluido de forma definitiva de las invitaciones a nuestros eventos
